新卒以外での就職試験の際に提出を求められるのが職務経歴書ですが、職務経歴書の正しい書き方を知っていますか。
初めて転職活動をする人は書き方が分からず、作成に時間がかかってしまう可能性が高いもの。
そこで今回は、正しい職務経歴書の書き方を紹介します。
作成時のコツや書類を渡すときの注意点も併せて説明するので、しっかりチェックしていきましょう。
- 職務経歴書を初めて書く人
- 職務経歴書の書き方が分からない人
- 職務経歴書の注意点が知りたい人
はぜひ参考にしてください。
職務経歴書とは
そもそも職務経歴書とは、就職面接を受けるまでに働いた経験や身に着けたスキルを分かりやすくまとめた書類のこと。
新卒の就職活動では不要ですが、転職活動では履歴書と職務経歴書をセットにして提出することが求められます。
履歴書にも過去の仕事について記載する欄がありますが、職務経歴書は業務についてより細かく説明し、面接官にアピールできる書類。
違いを理解しておくといいでしょう。
職務経歴書に書く内容
職務経歴書にはたくさんの情報を記載することになります。
使用するテンプレート・フォーマットによって多少項目に違いはありますが、職務経歴書の基本的な項目は
- タイトル、日付、名前
- 職務経歴の概要
- 現在勤務中の企業について
- 職務経歴・仕事内容
- 持っているスキル
- 志望動機
- 自己PR
- 転職（退職）理由
です。
特に力を入れるべき項目は、「職務経歴・仕事内容」と「持っているスキル」。
もちろん、他の項目も重要な情報ですが、面接官が職務経歴書で一番確認したいのは職歴とスキルであるため、作成時間があまり取れない場合は、職歴とスキルにしぼるのもいいでしょう。
職務経歴書を書く時に押さえておきたいポイント
職務経歴書は、仕事に関する情報をただ羅列するだけでは面接官に読んでもらえない可能性が高くなります。
つまり、読み手に飽きさせない工夫をすることが大切です。
用紙はA4サイズ1～2枚
基本的なことですが、職務経歴書はA4用紙1～2枚で作成しましょう。
伝えたいことがたくさんあってどうしても1～2枚にまとめられないときは、3枚で作成してください。
ただし、文章が多くなると、せっかくのアピールポイントが薄くなってしまったり、面接官に最後まで読んでもらえなかったりすることも。
読み手の気持ちを考えて職務経歴書を書くようにしましょう。
できるだけ具体的に職務経歴・仕事内容を記載する
職務経歴書は、面接までに経験した仕事やスキルについてアピールする書類です。
そのため、できるだけ具体的な内容を書くようにしましょう。
仕事で知り得た秘密まで記載する必要はありませんが、「自分がどのような仕事を担当していたか」「何を身につけたか」「（面接している企業で）どう活かせそうか」などについて明確にすることがおすすめです。
視覚的に見やすいレイアウトの職務経歴書を作成する
職務経歴書は適宜見出しや表を挿入して、第三者から見た場合でも分かりやすいレイアウトにすることが大切です。
伝えたいことが多いと、つい文字を詰めたり、行間を空けなかったりしてしまいがちですが、どれだけ素晴らしい内容が記載されていても目を通してもらえなければ意味がありません。
作成した職務経歴書を友人や家族などに見てもらって、レイアウト変更のアドバイスをもらうのも1つの方法です。
応募先の企業に合わせて強調する要素を選ぶ
複数の企業の選考を受けている人の中には、同じ内容の職務経歴書を使いまわす人もいるでしょう。
しかし、面接に通る確率を上げるためにも、応募先の企業の特徴や考え方などに合わせた職務経歴書を作成することをおすすめします。
例えば、新規ルート担当の営業職で応募している会社に対しては、「営業マンとしていくらの案件をどれくらいの数セールスしたのか」を太字でアピールし、既存ルート担当の営業職で応募したところには「お客さんと長く良好な関係性を築くために努力したこと、その結果」を太字でアピールするといいでしょう。
効率を重視するなら手書きよりもパソコンがおすすめ
職務経歴書の作成は手書きでも全く問題はありません。しかし、効率良く書類を作成するならパソコンでの作成がおすすめです。
パソコンの方が手書きよりも綺麗なレイアウトで作成できますし、字が汚くても問題ありません。
職務経歴書を渡す際に注意したいこと
職務経歴書が完成したら面接官もしくは企業の担当者に渡しますが、このときに注意すべきポイントが
- 手渡しでも封筒に入れ、必ず「応募書類在中」と記載する
- 郵送で渡すときは送付状（添え状）を作成する
- メールで送るときはファイル形式をPDFにする
ということ。
職務経歴書の渡し方別に注意点を紹介するので順番に確認していきましょう。
手渡しでも封筒に入れ、必ず「応募書類在中」と記載する
職務経歴書を封筒に入れたら、「応募書類在中」と記載するようにしましょう。
面接時などに応募先の担当者へ手渡しで職務経歴書を渡す場合でも、必ず封筒に入れて持参することが大切です。
職務経歴書をそのまま持っていくと、途中で汚れたり、折れたりすることも。
会場に行くまでに封筒が折れてしまわないように、クリアファイルをうまく使って丁寧に持参することをおすすめします。
郵送で渡すときは送付状（添え状）を作成する
職務経歴書を郵送する際は、別途送付状（添え状）を作成します。
送付状には、同封している書類の名前・枚数や応募職種などを簡単に記載するのを忘れないようにしましょう。
メールで送るときはファイル形式をPDFにする
職務経歴書をデータで提出する場合は、ファイル形式をPDFにしましょう。
他のファイル形式で職務経歴書を作成すると、送信先で確認できなかったり、わざわざ拡張子を変換してもらわなければならないことも。
応募先の手を煩わせないためにも、相手の閲覧環境に配慮してPDF形式で送ることが大切です。
まとめ
今回は、職務経歴書の書き方を紹介しました。新卒には馴染みがない職務経歴書ですが、転職活動では必須と言っても過言ではありません。
今までの職歴についてまとめると自己分析もしやすくなるので、ぜひ今回説明した内容を参考に職務経歴書を作ってみてください。
（TOP写真提供 = Chinnapong / Shutterstock.com）
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